Cargo Quality Control

oleh : Sanny Rinaldi dan Kharisma Agung

2.1 Pengertian Cargo Quality Control

Sebelum masuk ke pokok pembahasan yakni Cargo Control Quality, lebih baiknya kita tahu apa itu pengertian kargo dan kontrol kualitas itu sendiri. Kargo dapat didefinisikan sebagai barang (goods) yang dikirim melalui udara (pesawat terbang), laut (kapal), atau darat (truk kontainer) yang biasanya untuk diperdagangkan, baik antar wilayah/kota di dalam negeri maupun antarnegara (internasional) yang dikenal dengan ekspor-impor.

Cargo menurut para ahli

Menurut Sudjatmiko (1995 : 65) muatan kapal atau cargo adalah segala macam barang dan barang dagangan (goods and merchandice) yang diperintahkan kepada pengangkut untuk diangkut dengan kapal, guna diserahkan kepada orang atau badan hokum dipelabuhan tujuan.

Menurut Arvinas (1999 : 35) muatan adalah seluruh jenis barang yang dapat dinaikkan ke dalam kapal dang diangkut dari satu tempat ke tempat lain dan hamper seluruh jenis barang yang diperlukan oleh manusia dan dapat diangkut dengan kapal apakah berupa barang yang bersifat bahan baku atau merupakan hasil produksi dari suatu proses pengolahan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud muatan atau cargo adalah sejumlah komoditi barang yang dikirim dari suatu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan sarana angkutan baik udara, darat maupun laut.

Pengertian Kualitas

Jika bicara tentang pengertian kualitas, tentunya akan bnyak versi dari masing-masing pakar dalam bidangnya,, berikut saya mencoba untuk mengumpulkan beberapa penegrtian kualitas dari beberapa sumber atau referensi.

Beberapa pakar kualitas mendefinisikan kualitas dengan beragam interpretasi. Juran (1989:16-17), mendefinisikan kualitas secara sederhana sebagai ‘kesesuaian untuk digunakan’. Definisi ini mencakup keistimewaan produk yang memenuhi kebutuhan konsumen dan bebas dari defisiensi.

Juran (1962) “kualitas adalah kesesuaian dengan tujuan atau manfaatnya.”Crosby (1979) “kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan yang meliputiavailability, delivery, realibility, maintainability, dan cost effectiveness

”Feigenbaum (1991) “kualitas merupakan keseluruhan karakteristik produk dan jasa yang meliputi marketing, engineering, manufacture , dan maintenance,dalam mana produk dan jasa tersebut dalam pemakaianya akan sesuai dengankebutuhan dan harapan pelanggan.

“Elliot (1993) “kualitas adalah sesuatu yang berbeda untuk orang yang berbedadan tergantung pada waktu dan tempat atau dikatakan sesuai dengan tujuan.

Sedangkan menurut American Society for quality Control kualitas adalah totalitas bentuk dan karakteristik barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang tampak jelas maupun tersembunyi (Render dan Herizer, 1997:92).

“(Ariani, 2004: 3 da dua segi umum tentang kualitas yaitu, kualitas rancangan dankualitas kecocokan. Semua barang dan jasa dihasilkan dalam berbagai tingkatkualitas. Variasi dalam tingkat ini memang disengaja,

Sedangkan Deming berpendapat Pengertian Definisi Kualitas adalah ‘mempertemukan kebutuhan dan harapan konsumen secara berkelanjutan atas harga yang telah mereka bayarkan’. Filosofi Deming membangun kualitas sebagai suatu sistem (Bhat dan Cozzolino, 1993:106)

Sedangkan delapan dimensi kualitas menurut Philip Kotler (2000:329-333) adalah sebagai berikut :

(1) Kinerja (performance): karakteristik operasi suatu produk utama,

(2) Ciri-ciri atau keistimewaan tambahan (feature),

(3) Kehandalan (reliability): probabilitas suatu produk tidak berfungsi atau gagal,

(4) Kesesuaian dengan spesifikasi (conformance to specifications),

(5) Daya Tahan (durability),

(6) Kemampuan melayani (serviceability)

(7) Estetika (estethic): bagaimana suatu produk dipandang dirasakan dan didengarkan, dan

(8) Ketepatan kualitas yang dipersepsikan (perceived quality).

Pengertian Control

Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai
pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian
pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling.

Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan. Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan. Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan.

Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian
sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu organisasi itu sangat efisien. Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.

Beberapa pakar memberikan definisi controlling sebagai berikut:

1. George R. Terry

Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai,
mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan
korektif, bila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan
rencana.

2. Newman
   Pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai
   dengan rencana.
3. Henry Fayol

Pengawasan terdiri dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah
terulangnya kembali.

4. Soejamto
   Segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui sasaran obyek yang
   diperiksa.
5. Sondang Siagian

Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar dimana pekerjaan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

6. Soekarno K

Suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa
yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Sedangkan pengertian dari kontrol kualitas itu adalah aktifitas pengendalian proses untuk mengukur ciri-ciri kualitas produk, membandingkan dengan spesifikasi atau persyaratan, dan mengambil tindakan penyehatan yang sesuai apabila ada perbedaan antara penampilan yang sebenarnya dan yang standar. Tujuan dari pengendalian kualitas adalah untuk mengendalikan kualitas produk atau jasa yang dapat memuaskan konsumen. Pengendalian kualitas statistik merupakan suatu alat tangguh yang dapat digunakan untuk mengurangi biaya, menurunkan cacat dan meningkatkan kualitas pada proses manufakturing. Pengendalian kualitas memerlukan pengertian dan perlu dilaksanakan oleh perancang, bagian inspeksi, bagian produksi sampai pendistribusian produk ke konsumen. (Purnomo, 2004)

Pengertian Cargo Quality Inspection

Pengendalian kualitas merupakan teknik yang sangat bermanfaat agar suatu perusahaan dapat mengetahui kualitas produknya sebelum dipasarkan kepada konsumen. Teknik pengendalian kualitas dapat membantu perusahaan dalam mengetahui kelayakan kualitas produk berdasarkan batas-batas kontrol yang telah ditentukan. Berikut ini adalah uraian lebih lanjut tentang pengendalian kualitas.

Cargo Quality Control adalah suatu pengendalian/pengontrolan terhadap kualitas dari suatu kargo mulai dari sebelum kargo dikirim atau masuk ke dalam kontainer yang kegiatan dari pengontrolan tersebut meliputi pengecekan dokumen, spesifikasi sampai dengan fisik dari goods, dimana proses dan tahapan-tahapan tersebut sesuai dengan aturan dan syarat-syarat yang telah ditentukan agar kualitas dari kargo itu sendiri dapat terjamin dan jika barang berkualitas baik maka konsumen akan merasa puas dan feedback terhadap perusahaan semakin baik.

Dalam Cargo Quality Control terdapat beberapa aspek penting yang harus dijalankan dalam melakukan suatu pengontrolan barang/goods, aspek-aspek tersebut meliputi :

• Menerima Pemeriksaan Logistik

Dalam menerima pemeriksaan logistik, harus dipastikan bahwa unit kemasan utuh dan kuantitas serta unit dinyatakan pada dokumen yang menyertainya sesuai dengan jumlah aktual barang yang diterima (diturunkan).

• Pemeriksaan barang

Pemeriksaan fisik barang selama penerimaan mereka berdasarkan data catatan materi disepakati selama komunikasi dengan pelanggan.

• Penerimaan Independen

Sistem penerimaan hanya berdasarkan catatan fisik (scanning) barang dalam persediaan. Jika jumlah unit yang diterima berbeda dari jumlah yang dinyatakan dalam dokumen yang menyertainya, maka tidak terjadi kesesuaian antara dokumen dengan barang yang diproduksi.

• Independent pengiriman (label cek, cek beban)

Sistem pengiriman hanya didasarkan pada catatan fisik (scanning) barang dalam persediaan. Jika jumlah unit dirilis berbeda dari nomor yang diperintahkan, maka inspeksi pengiriman tambahan akan dilakukan atau hanya jumlah aktual unit yang tersedia akan dilepaskan.

• Bahan akhir / pemeriksaan barang

Pemeriksaan fisik barang selama pengiriman berdasarkan catatan kualitas akhir sebelumnya diberikan oleh pelanggan.

• Keluhan logistik

Secara resmi didokumentasikan apabila ketidaksesuaian terdeteksi selama penerimaan (barang rusak, ketidaksesuaian jumlah yang diterima dan dinyatakan dari palletes atau unit lain) yang digunakan untuk menilai akurasi pengiriman. Deskripsi tepat ketidaksesuaian, termasuk dokumentasi foto.

• Lacak

Membalikkan ketertelusuran semua gerakan dari unit yang ditangani mulai dari barang dari gudang sampai penerimaan akhir. Tepat penentuan waktu gerakan dan orang yang bertanggung jawab untuk transfer itu.

2.2 Tujuan Cargo Quality Control

Tujuan Pengusaha menjalankan Cargo Quality Control adalah untuk menjamin agar pelanggan merasa puas, investasi bisa kembali, serta perusahaan mendapat keuntungan dengan cara yang fleksibel dan untuk jangka panjang.

Standar kualitas dari suatu produk tidak hanya ditentukan oleh perusahaan yang bersangkutan, namun konsumen juga ikut berperan untuk menentukan kualitas dari produk, sehingga perusahaan harus mengikuti standar. Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pengendalian kualitas adalah :

a. Untuk mendapatkan kualitas output yang konsisten dengan spesifikasi produk yang diinginkan dan memenuhi syarat – syarat yang ditentukan oleh konsumen sehingga akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen.

b. Untuk membimbing perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih besar melalui prosedur kerja yang baik, pengurangan produk cacat, penekanan biaya dan peningkatan order yang menguntungkan.

c. Usaha menyidik dengan cepat apabila terjadi pergeseran proses produksi yang menyebabkan penurunan kualitas, sehingga dapat diambil tindakan pencegahan.

d. Untuk membantu karyawan dalam memperbaiki kesalahan dan meningkatkan kemampuannya sehingga tujuan dan sasaran perusahaan dapat dicapai.

2.3 Kegiatan dalam aktifitas Cargo Quality Control

Cargo Quality control adalah kegiatan inspecting, testing dan grading dengan menggunakan statistik sebagai analisa data yang tepat sebagai jawaban untuk pembanding dan estimasi yang baik dan yang tidak baik dipisah-pisahkan (grading) untuk mencari mana yang dapat diterima (accept) dan mana yang ditolak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan spesifikasi produk atau jasa sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

Dalam praktek kerja pada bidang jasa cargo atau pengangkutan, cargo quality control berperan penting untuk menjaga kualitas pelayanan jasa perusahaan terhadap konsumen atau penguna jasa. Cargo quality control merupakan salah satu aspek terpenting dari sebuah perusahaan muatan untuk melakukan perbaikan dan menguji sejauh mana pelayanan yang diberikan kepada pengguna jasa dapat diperhitungkan sebagai acaun untuk mengevaluasi atas jasa yang telah diberikan.

Diatas merupakan salah satu bentuk Cargo quality control yang mengikuti standar ISO 16949:2009 mengenai Quality Management System sebagai acuan untuk dilakukanya sebuah inspeksi terhadap pengendalian kualitas dalam dunia jasa pelayanan. Olehkarna itu ketika kita berbicara mengenai kualitas maka kita akan mengacu kepada ISO atau International Standard Operations. Untuk dunia jasa terkhusus muatan kargo ada beberapa ISO yang harus dimiliki perusahaan sebagai bentuk penerapan kualitas bertarap internasional, diantaranya :

1. Integrated ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007.
2. Internal Audit ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007
3. ISO 9001:2008 Quality Management System
4. ISO 14001:2004 Environmental Management System
5. OHSAS 18001:2007 Manajemen K3
6. ISO 28000 meningkatkan sistem keamanan
7. dll

Pengendalian kualitas atau Quality Control pada cargo yang biasa digunakan untuk mengevaluasi kinerja jasa cargo adalah Perhitungan Pengendalian Kualitas dengan menggunakan statitik Quality Control dan Diagram Pareto.

Statistic Quality Control

Statistical quality control (SQC) adalah sebuah cara yang digunakan untuk menjelaskan sebuah perangkat statistik yang digunakan oleh quality professionals (orang yang bertanggung jawab akan kualitas sebuah produk). Statistical quality control dapat dibagi secara garis besar menjadi 3 bagian yaitu:

1. Descriptive Statistics (Statistik Deskriptif) yang digunakan untuk menjelaskan mengenai karakteristrik dan hubungan dari sebuah kualitas. Termasuk didalamnya nilai-nilai statistik seperti mean (rata-rata), standar deviasi, range (jarak) dan analisa dari penyebaran data (data distribution)
2. Statistical process control (SPC) berhubungan dengan inspeksi atau pengecek an pada sample acak yang merupakan output dari sebuah proses dan kemudian menentukan apakah produk dari produksi sesuai dengan karakteristik yang sesuai dengan range yang diberikan. SPC menjawab juga menjawaba apakah sebuah proses terlaksana dengan baik atau tidak.
3. Acceptance sampling adalah sebuah proses acak dalam melakukan inspeksi atau pengecek an pada beberapa sampel barang dan kemudian menentukan apakah 1 lot /bagian produksi tersebut dalam menghasilkan produk dapat diterima. Acceptance sampling ini digunakan untuk menentukan sebuah batch (kumpulan produk) barang dapa diterima atau ditolak.

Diagram Pareto

Diagram Pareto dikembangkan oleh Vilfredo Frederigo Samoso pada akhir abad ke-19 merupakan pendekatan logic dari tahap awal pada proses perbaikan suatu situasi yang digambarkan dalam bentuk histogram yang dikenal sebagai konsep vital few and the trivial many untuk mendapatkan menyebab utamanya. Diagram Pareto telah digunakan secara luas dalam kegiatan kendali mutu untuk menangani kerangka proyek; proses program; komb inasi pelatihan, proyek dan proses, sehingga sangat membantu dan memberikan kemudahan bagi para pekerja dalam meningkatkan mutu pekerjaan.

Diagram Pareto dibuat berdasarkan data statistik dan prinsip bahwa 20% penyebab bertanggungjawab terhadap 80% masalah yang muncul atau sebaliknya. Kedua aksioma tersebut menegaskan bahwa lebih mudah mengurangi bagian lajur yang terletak di bagian kiri diagram Pareto daripada mencoba untuk menghilangkan secara sistematik lajur yang terletak di sebelah kanan diagram. Hal ini dapat diartikan bahwa diagram Pareto dapat menghasilkan sedikit sebab penting untuk meningkatkan mutu produk atau jasa. Keberhasilan penggunaan diagram Pareto sangat ditentukan oleh partisipasi personel terhadap situasi yang diamati, dampak keuangan yang terlihat pada proses perbaikan situasi dan penetapan tujuan secara tepat. Faktor lain yang perlu dihindari adalah jangan membuat persoalan terlalu kompleks dan juga jangan terlalu mencari penyederhanaan pemecahan.

Prinsip Diagram Pareto

 Prinsip Pareto juga dikenal sebagai aturan 80/20 dengan melakukan 20% dari pekerjaan bisa menghasilkan 80% manfaat dari pekerjaan itu. Aturan 80/20 dapat diterapkan pada hampir semua hal, seperti:

• 80% dari keluhan pelanggan timbul 20% dari produk atau jasa.
• 80% dari keterlambatan jadwal timbul 20% dari kemungkinan penyebab penundaan.
• 20% dari produk atau account untuk layanan, 80% dari keuntungan Anda.
• 20% dari-tenaga penjualan menghasilkan 80% dari pendapatan perusahaan Anda.
• 20% dari cacat sistem penyebab 80% masalah nya.

Pengendalian kualitas ini dilakukan ketika proses pembuatan barang hingga selesai dan sampai barang tersebut berada ditangan konsumen sehingga diharapkan ketika produk itu sudah jadi maka produk tersebut sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Keuntungan pengendalian kualitas bagi produk atau jasa antara lain:

1. Dapat melakukan perbaikan kualitas produk atau jasa.
2. Sistem secara kontinu dievaluasi dan dimodifikasi untuk memenuhi
3. kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah.
4. Meningkatkan produktivitas yang merupakan tujuan perusahaan.
5. Peningkatan produktivitas ini berarti penurunan scrap dan proses ulang.
6. Menurunkan biaya produksi.
7. Meningkatkan produktivitas dengan menurunkan leadtime pembuatan part atau subassemblies.
8. Dapat melakukan perbaikan kualitas dan produktivitas secara terus-menerus.

Proses Cargo Quality Control

Kegiatan pengendalian kualitas yang menunjang tercapainya standar kualitas tertentu tersebut melibatkan banyak unsur, unsur-unsur tersebut adalah manusia, mesin, peralatan, spesifikasi dan metode pengujian.

Dengan adanya pengendalian kualitas diharapkan penyimpangan-penyimpangan yang muncul dapat dikurangi dan proses dapat diarahkan pada tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu fungsi pengendalian kualitas ini harus dilaksanakan sebelum maupun pada saat pekerjaan pembuatan dilakukan. Kegiatan pengendalian kualitas pada dasarnya terdiri dari 4 langkah yaitu:

1. Menetapkan standar, yaitu standar kualitas-biaya, standar kualitas-prestasi kerja, standar kualitas-keamanan dan standar kualitas-keandalan yang diperlukan untuk suatu produk.

2. Menilai kesesuaian, antara produk yang dibuat dengan standar.

3. Mengambil tindakan yang diperlukan, yaitu mencari penyebab timbulnya masalah dan mencari pemecahan masalah.

4. Perencanaan peningkatan, berupa pengembangan usaha-usaha yang kontinyu untuk memperbaiki standar-standar biaya, prestasi, keamanan dan keandalan.

Selain proses-proses di atas, pada proses Cargo Quality Control juga dapat dilakukan melalui dua pendekatan, yaitu On-Line Quality Control dan Off-line Quality Control sebagai berikut :

• On-line Quality Control adalah kegiatan pengendalian kualitas yang dilakukan selama proses pabrikasi berlangsung dengan menggunakan Statistical Process Control (SPC). Sifat On-line Quality Control adalah tindakan pengendalian yang reaktif,atau tindakan setelah kegiatan produksi berjalan. Artinya jika produk yang dihasilkan tidak memenuhi spesifikasi yang diharapkan, tindakan perbaikan terhadap proses dilakukan dengan tujuan meminimasi jumlah cacat yang terjadi.
• Off-Line Quality Control adalah pengendalian kualitas yang dilakukan sebelum proses produksi atau pengendalian kualitas yang bersifat preventif. Dengan tindakan preventif maka kemungkinan adanya cacat produk dan masalah kualitas dapat diatasi sebelum produksi berjalan. Pengurangan pada produk cacat akan mengurangi scrap dan produk gagal, yang akhirnya akan mengurangi pemulangan produk dari konsumen serta dapat mengurangi kerugian. Tujuan dari Off-Line Quality Control adalah untuk mengoptimasi desain produk dan proses dalam rangka mendukung kegiatan On-Line Quality Control.

Auditing Vendor (AV)

Auditing Vendor

oleh : Ramadhany dan Rahmawan Sudrajat

2.1 Pengertian Auditing

Bila kita mendengar kata audit, yang ada di pikiran kita pasti teringat pada seseorang yang meneliti dan melakukan pengecekan.atas berbagai macam hal. Pada dasarnya audit memang sebuah proses pemeriksaan. Mengingat pentingnya proses audit, maka biasanya pihak auditor akan memerintahkan kepada lembaga/perusahaan yang akan diaudit untuk menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan. Dalam kasus tertentu terkadang proses audit dilakukan oleh sebuah lembaga audit independent supaya hasilnya bisa lebih dipercaya. Berikut ini adalah pengertian dan definisi audit meurut beberapa ahli :

1. Jeffrey liker

Audit merupakan praktek manajemen yang bersifat memaksa, yang menekankan anggapan bahwa pekerjaan terstandarisasi merupakan kerangka kerja dari suatu birokrasi yang kaku.

2. J.B Suharjo

Audit merupakan penilaian terhadap kinerja melalui perbandingan apa yang dilakukan dengan standar yang seharusnya dilakukan.

3. Wishnu AP

Audit adalah proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui bagaimana sesungguhnya pelaksanaan kualitas diterapkan. Hasil audit akan didokumentasikan dan dievaluasi secara berkala.

2.2 Mekanisme Proses Auditing Vendor

1. Tahap perencanaan audit

Proses pengadaan diperlukan agar fungsi organisasi tercapai. Pengadaan memiliki pengertian yang lebih luas dari sekedar proses pembelian saja (purchasing/buying/commisioning). Pengadaan merupakan salah satu kunci keberhasilan proses bisnis suatu organisasi karena efisiensi suatu organisasi dapat dicapai melalui proses pengadaan yang baik. Pengadaan merupakan kegiatan pertukaran aset sehingga diperlukan pengelolaan/manajemen aset. Untuk mencapai hal tersebut maka proses pengadaan memerlukan strategi dan operasional pengadaan.

Strategi pengadaan dimaksudkan untuk mendapatkan fleksibilitas terhadap pengadaan berbagai barang dan jasa yang dibutuhkan dengan menggunakan berbagai tipe kontrak. Penggunaaan tipe kontrak sendiri dipilih dengan mempertimbangkan kinerja dan insentif berupa penghematan dan efisiensi.

Manajemen Pengadaan yang efektif :

1. Right products (tepat produk),
2. Right quantity (tepat kuantitas),
3. Right time (tepat waktu),
4. Right place (tepat lokasi),
5. Right support/service (tepat pelayanan),
6. Right vendor (penyedia jasa yang tepat),
7. Right procedure (tepat prosedur),
8. Right quality (tepat kualitas),
9. Right price/cost (harga yang tepat).

Harga yang tepat tidak selalu yang murah, yang dihitung adalah total cost of ownership dan bukan hanya harga awal barang/jasa yang dibeli. Skema proses pengadaan dan audit manajemen pengadaan secara garis besar adalah sebagai berikut:

Gambar Skema Proses Pengadaan dan Audit Manajemen Pengadaan

Berdasarkan pengertian pengadaan tersebut maka diketahui bahwa proses pengadaan diawali dari proses penganggaran/budgeting, diikuti proses permintaan terhadap barang/jasa tersebut. Proses tersebut jarang sekali dilakukan audit. Padahal pada proses ini risiko terbesar pada proses pengadaan timbul. Proses tersebut meliputi identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan barang/jasa.

Audit vendor yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances terhadap proses pemilihan penyedia jasa hingga proses settlement/penyelesaian pembayaran. Selain memahami proses pengadaan maka dalam melakukan audit manajemen pengadaan perlu diketahui risiko sistem pengadaan, yaitu sebagai berikut:

1. Barang/jasa tidak dibutuhkan,
2. Barang/jasa tidak sesuai dengan arah kebijakan pengadaan organisasi tersebut,
3. Barang/jasa kemahalan/mudah rusak (do not provide value for money),
4. Barang/jasa tidak diterima oleh organisasi,
5. Prinsip ekonomis tidak dilakukan (negosiasi harga tidak dilakukan karena kurangnya proses pengadaan secara sentralisasi).

2. Pengevaluasian Informasi Vendor Untuk Diaudit

Dalam melakukan audit vendor, manajer audit dapat mempertimbangkan fokus audit sebagai berikut :

Gambar Fokus Audit

Dalam audit vendor membantu organisasi dalam mencapai tujuan pengadaan dengan cara mengevaluasi dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap efektifitas pengelolaan risiko pengadaan, proses pengendalian dan kepatuhan. Area audit pengadaan adalah sebagai berikut :

1. Environment audit : mengetahui kondisi pasar/vendor, jumlah vendor, dsb
2. Strategy audit : mengetahui strategi manajemen pengadaan,
3. Organization audit : melihat organisasi pengadaan dan efektifitasnya,
4. System audit : melihat kepatuhan terhadap sistem pengadaan,
5. Productivity audit : melihat produktifitas pengadaan,
6. Function audit : melihat fungsi manajemen termasuk leadership manajemen pengadaan.

Perencanaan Audit sangat penting dalam melakukan audit maka diperlukan persiapan audit, sebagai berikut :

1. Informasi Umum Auditi (Profiling Auditee) yaitu berupa pengenalan terhadap organisasi auditi, sumber daya manusia dan manajemen audit.
2. Strategi Audit yaitu fokus utama dalam audit, dan
3. Pendekatan Audit yaitu teknik-teknik audit yang digunakan.

Langkah-Langkah dalam melakukan audit manajemen pengadaan secara umum sama dengan proses audit kinerja, yaitu sebagai berikut :

1. Survey Pendahuluan
2. Pembuatan Checklist
3. Rapat Pembukaan
4. Pengumpulan Bukti Audit
5. Evaluasi Bukti Audit
6. Rapat Penutupan
7. Penyampaian LHA

Hal yang perlu diperhatikan adalah perlunya rekomendasi berupa tindakan preventif. Tindakan preventif merupakan proses rekomendasi yang proaktif dari auditor untuk mengidentifikasi, mengembangkan potensi dan perbaikan di kemudian hari. Rekomendasi lain adalah berupa tindakan korektif yang diperlukan untuk mengatasi masalah akibat kesalahan pelaksanaan prosedur.Persiapan dan Perencanaan Audit dituliskan pada Program Kerja Audit yang berisikan seluruh subjek audit, pertanyaan-pertanyaan dan informasi yang terkait dengan proses audit.

1. Audit Tools

Dalam melaksanakan audit vendor maka dari segi frekuensi audit dapat dikelompokkan menjadi audit yang dilakukan secara rutin (scheduled) dan audit di luar waktu rutin atau audit sporadis (sporadic).

Audit secara rutin antara lain dengan cara audit compliance; inspeksi; user satisfaction survey; data aktifitas; pengendalian internal rutin. Audit yang dilakukan sporadis antara lain audit karena kejadian-kejadian tidak disengaja baik yang berupa isu maupun hasil; complaints; dan saran-saran perbaikan.

Audit vendor yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances, namun untuk memberikan nilai tambah (value added) audit maka proses pengadaan pun dapat dievaluasi keefektifannya. Cara evaluasi proses pengadaan antara lain dengan mengidentifikasi hal-hal kritis, memahami secara mendalam proses pengadaan, membuat skema “As Is” yaitu skema yang menunjukan cara pengadaan yang diharapkan dapat diterapkan untuk peningkatan efisiensi pengadaan, membandingkan antara skema “As Is” dengan kondisi sebenarnya dan memberikan evaluasi terhadap perbedaan-perbedaan tersebut. Skema “as is” ini dapat menjadi input untuk pengembangan sistem dan prosedur yang ada. Saran perbaikan dari pihak auditi juga menjadi satu hal yang dapat dijadikan input perbaikan tersebut.

Penggunaan flow chart (bagan alir) juga dapat menjadi sarana dalam evaluasi prosedur yang ada. Semakin banyaknya proses berulang pada pihak tertentu merupakan indikasi kekurangefisienan sistem dan prosedur yang ada.

2. Komunikasi Audit

Teknik berkomunikasi adalah hal penting yang harus dimiliki oleh seorang auditor. Proses komunikasi terdiri atas berbicara dan mendengar. Keduanya diperlukan untuk memberikan pemahaman atas maksud yang dituju, memberikan ide dan masukan bagi pihak lain, dan membuat orang lain melakukan apa yang kita rekomendasikan.

Metode dalam komunikasi adalah secara verbal, non-verbal, dan tulisan. Menurut penelitian cara komunikasi yang berdampak cepat adalah melalui non-verbal. Kendala dalam berkomunikasi antara lain kurangnya pengetahuan, perbedaan kultur/budaya, persepsi, jumlah penerima pesan, noise (keributan) dan lain-lain.

Seorang auditor diharapkan memiliki teknik komunikasi mendengar yang baik karena saat mendengar diharapkan seluruh informasi yang diperlukan dapat dicerna dan dikumpulkan. Cara meningkatkan teknik mendengar ini antara lain saat melakukan audit maka auditor harus berusaha mengurangi/membatasi gangguan pendengaran lain seperti melakukan wawancara di ruangan tertutup, mengurangi penggunaan telepon saat wawancara, mengembangkan sikap menerima (receptive) dan empati terhadap auditi. Tujuannya adalah seluruh informasi terkumpul dan pada akhirnya auditor dapat memberikan rekomendasi yang tepat bagi organisasi.Cara berkomunikasi pada auditing juga tergantung kebutuhan audit apakah itu audit kepatuhan atau audit investigatif.

3. Analisis Kebutuhan Pengadaan

Audit terhadap kebutuhan pengadaan seharusnya menjadi kegiatan audit rutin untuk mengevaluasi tingkat efisiensi proses pengadaan suatu organisasi. Hal ini dilakukan untuk mengurangi pengadaan barang/jasa yang sebenarnya belum atau tidak diperlukan organisasi. Hal ini terkait dengan penghematan anggaran karena terbatasnya sumber dana/pembiayaan yang dimiliki oleh organisasi.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam analisis kebutuhan antara lain pola-pola pengadaan dan rencana waktu proses pengadaan. Kombinasi pembelian dengan kontrak jangka panjang dan atau kontrak jangka pendek dapat lebih mengefektifkan proses pengadaan baik untuk organisasi maupun penyedia jasa.

3. Tahap Penyampaian Hasil Laporan Audit

Pada tahap ini, hasil laporan audit ditujukan untuk kepentingan manajemen yang dirangcang untuk memperkuat pengendalian audit, untuk menentukan ditaati atau tidaknya prosedur yang telah ditetapkan.

Audit ini harus melaporkan kepada manajemen apabila terjadi penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di dalam suatu fungsi perusahaan dan memberikan sasaran-sasaran atau rekomendasi untuk perbaikanya.

Laporan audit ini memuat :

1. tujuan dan ruang lingkup audit
2. uraian umum mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam audit
3. temuan-temuan
4. rekomendasi perbaikan
5. komentar auditee

4. Tahap Follow-Up

Pada tahap yang terakhir ini dilakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan, untuk memastikan bahwa temuan-temuan pemeriksaan telah dilakukan tindakan yang tepat. Pada tahapan ini auditor menindak lanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit, untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah di ambil berdasarkan temuan yang dilaporkan. Disini manajemen akan mengambil keputusan apakah vendor yang di audit akan dipakai kembali atau tidak, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

2.3 Tujuan Auditing Vendor

Tujuan utama dalam audit vendor adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka, terutama dalam pemilihan vendor.

Kegiatan audit dalam sebuah perusahaan itu tentu harus selalu dilakukan, untuk memastikan adanya komitmen dan konsistensi dalam pengiriman barang maupun kualitas barang serta kinerja sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

Dengan melakukan audit tersebut, maka diharapkan kinerja vendor terus membaik dan akan menjadi partner perusahaan kita selamanya.

Pre Purchase Inspection (PPI)

Pre Purchase Inspection

oleh : Ibnu Chandra dan Rahmat Theroe

II.1 Pengertian Pre Purchase Inspection (PPI)

Pre purchase Inspection adalah evaluasi menyeluruh oleh pembeli ataupun teknisi untuk menentukan estetika mekanik dan keamanan kendaraan sebelum menyelesaikan pembelian. Kebanyakan inspeksi pra-pembelian dilakukan oleh teknisi yang bersertifikat auto mekanik atau yang memiliki pengetahuan dari merek dan model kendaraan diperiksa yang bertujuan untuk mengungkap kondisi yang ada atau untuk mengungkapkan kekurangan dari pemeliharaan yang dapat menjadi isu keamanan potensial atau keuangan untuk pembeli di masa depan dan mempunyai motto untuk mengungkapkan kualitas produk,kelemahan pemeliharaan tau masalah keuangan di masa depan untuk pembeli.Seperti yang sering terjadi ketika membeli mobil bekas dapat terjadi risiko sahingga pembeli kecewa, Kerugian tersebut terjadi dalam proses Pembelian kendaraan , mereka sering kehilangan masalah mekanik, kosmetik, dan keamanan selama Inspeksi visual dan test drives. Masalah-masalah ini sering terjadi jika kendaraan yang dibeli di kota lain dan membeli sebelum mereka bertemu secara pribadi. Untuk itu perlu mendapatkan gambaran akurat dari kondisi kendaraan, sebelum dilakukannya proses jual beli.

II.2 Kapan harus melakukan PPI?

Ada beberapa factor yang mempengaruhi untuk melakukan proses Pre Purchase Inspection, antara lain:

1. Kebutuhan

Calon pembeli terlebih dahulu harus merencanakan produk apa yang dibutuhkanya, tentunya kebutuhan tersebut harus sesuai dengan spesifikasi barang yang ada di pasaran. Setelah calon pembeli mendapatkan barang tersebut, kemudian barulah pembeli melakukan penawaran.

2. Modal

Modal merupakan salah satu factor vital dalam melakukan transaksi jual beli barang. Dalam hal ini calon pembeli harus menyesuaikan antara modal yang dia miliki dengan harga produk yang ditawarkan oleh produsen.

3. Ketersediaan barang

Barang atau produk yang tersedia dipasar tidak menjamin sesuai dengan harapan pelanggan, karena setiap pelanggan mempunyai selera dan kebutuhan yang variatif, sehingga dalam melakukan pembelian terlebih dahulu pelanggan melihat produk yang sesuai dengan kebutuhanya. Kebutuhan itu diantaranya meliputi spesifikasi dan kualitas produk. Untuk itulah dalam hal proses tawar menawar pembeli biasanya melakukan pemeriksaan atau inspeksi terhadap barang.

Dalam kasus pembelian mobil bekas Inspeksi sangat dianjurkan, karena ketika ada kendaraan tanpa jaminan dan terletak jauh dari si pembeli karena memiliki tantangan tambahan pembeli tidak dapat mengambil test drive , oleh karena itu pembeli segera diwajibkan untuk melakukan pre purchase inspection agar memenuhi syarat masuk akal keuangan (harga sesuai standar). Agar mudah melakukan pemeriksaan, pembeli dapat melakukan panggilan ditempat penjual , dan seiring dapat mengatur PPI toko di mana penjual dapat memberikan kendaraan keluar untuk beberapa jam. Laporan yang dihasilkan PPI memberikan gambaran yang dapat dikatakan akurat, sehingga pembeli dapat dengan mudah memutuskan untuk membelinya mobil tersebut.

Dalam hal pemeriksaan pembeli dapat meminta seorang inspektur teknisi yang berfungsi untuk:

1. Melakukan tes mengangkat mobil.

Sebuah tes mengangkat mobil berfungsi sebagai pemeriksaan follow-up setelah multi-titik pemeriksaan dealer.

2. Melakukan sedikit riset tentang sejarah mobil.

Sebuah laporan sejarah kendaraan berisi informasi tentang pemilik mobil sebelumnya, sejarah kecelakaan, dan masalah mekanis sebelumnya.

3. Tentang jarak tempuh mobil bekas. Jika misalnya ada gangguan mesin dan transmisi maka dapat secara cepat dapat diperbaiki
4. Periksa sertifikasi mobil untuk keamanan negara dan uji emisi.

Indianapolis dealer mobil bekas diwajibkan oleh hukum untuk melepaskan sertifikasi untuk tes kendaraan.

II.3 Dimana Melakukan Pre Purchase Inspection?

Inspeksi sebelum membeli dapat dilakukan oleh setiap montir Mobil yang kompeten atau teknisi yang mengerti kendaraan. Mobil dealer dan toko-toko independen adalah sumber daya yang sangat baik untuk Pre purchase Inspection yang secara mendalam dalam proses dapat membantu pelanggan. Selain toko-toko otomatis tradisional, sekarang ada khusus operasi mobil domestik PPI memeriksa kendaraan di mana saja di setiap negara .Dapat juga dicari secara online untuk "Pra-Pembelian Inspeksi" untuk menemukan operasi yang lebih besar. Para teknisi tahu persis apa yang harus dicari dan dapat dengan cepat mengetahui keadaan mobil sehingga pelanggan akan mudah memutuskan untuk membeli . Hal ini juga menunjukkan bahwa pemeriksaan kendaraan harus datang sebelum proses negosiasi. Ini mungkin bahwa para Teknisi menemukan masalah yang mudah untuk menangani, tetapi akan memakan biaya sedikit uang. Demikian teknisi di Otomotif yang akurat sangat penting dalam membuat suatu keputusan.

II.4 Apa yang Harus Diperiksa pada saat Pre Purchase Inspection ?

Pemeriksaan lebih dekat melibatkan komponen pengujian rinci jalan seperti kemudi dan rem sistem rem yang sangat baik, tidak goyang meskipun mengemudi pada kecepatan tinggi, akan menjadi gigi pergeseran halus yang cukup, dan komponen lainnya Sedangkan pemeriksaan menyeluruh akan mencakup memeriksa kompresi mesin,memeriksa jarak tempuh, mengenai pemeliharaan dan biaya, mengamati interior, mengetahui apakah kursi yang nyaman, cocok untuk perjalanan, Kemudian Carilah gelembung atau perbedaan warna di cat, yang dapat mengindikasikan menambal setelah memotong keluar karat atau setelah kecelakaan Jika pintu, kap atau boot tidak membuka atau menutup dengan mudah, mobil mungkin telah dalam suatu kecelakaan. Carilah kebocoran minyak lihat pada bagian bawah periksa ban, Periksa pendingin yang cerah dan bersih, tanpa ,carilah korosi atau kerusakan pada sirip radiator pendingin atau baterai, Buka tutup pengisi minyak untuk melihat bahwa tidak ada asap yang keluar , Ketika Anda mengemudi Mempercepat atau memperlambat Periksa apakah gigi mengubah mesin lancar ,Longgarkan pegangan diperlukan Rem, baik lembut dan keras, dan memeriksa apakah mobil tetap lurus mengemudi ketika melakukannya. Drive atas sebuah gundukan beberapa kecepatan jika mungkin, dan dengarkan mainan kerincingan.Semua aspek harus diperiksa, karena mobil banyak digunakan telah melalui kecelakaan di jalan yang berat dalam hidup mereka. Sebuah metode tambahan untuk memverifikasi kondisi riil adalah memberitahu penjual tentang dimana menempatkan kendaraan untuk penilaian mekanis, dan kemudian mengamati reaksi mereka. Jika penjual tiba-tiba muncul panik, maka pasti ada kesulitan benar-benar serius dalam mobil, dan jika demikian perlu keluar dari kesepakatan sebelumnya.

II.5 Berapa biaya PPI dan siapa yang membayar?

Pembeli biasanya membayar untuk inspeksi sebelum membeli. PPI dasar biaya $ 100 sampai $ 200. Untuk harga ITU PEMBELI dapat mengharapkan yang baik mekanik dan umum keselamatan inspeksi (termasuk test drive) kendaraan. Sebuah pemeriksaan rinci dari sebuah mobil mewah, kompleks, dengan pengujian mesin yang luas, itu bisa biaya beberapa ratus dolar atau lebih.

Pemeriksaan pra-pembelian biasanya diselesaikan sebelum penjualan, namun, beberapa negosiasi, penjualan adalah bergantung pada penyelesaian yang memuaskan dari PPI. Sebuah laporan yang bersih adalah alat penjualan yang sangat baik, sementara PPI dipertanyakan dapat mengakhiri perjanjian. Untuk menjadi adil bagi kedua belah pihak, baik pembeli dan penjual harus setuju pada ketentuan PPI sebelum pemeriksaan berlangsung.

Politik Dumping

               Politik dumping sebenarnya adalah suatu strategi pemasaran (marketing) dalam perdagangan antar-negara (ekspor-impor). Sederhananya, politik dumping adalah kebijakan ekonomi dimana produk / komoditi dalam negeri dijual di dalam negeri dengan harga tinggi (mahal), tetapi produk / komoditi dalam negeri tersebut dijual dengan sangat murah di luar negeri, untuk jenis barang yang sama. Produk / komoditi yang dijual murah tersebut disebut barang dumping.

            Ada tiga tujuan politik dumping yaitu, (1) untuk menguasai pangsa pasar luar negeri, (2) mencapai target pemasaran, dan (3) cuci gudang. Cuci gudang ini dikarenakan lebih baik menjual barang dengan harga murah daripada menimbun barang dan tidak menghasilkan uang. Negara pertama yang mengenalkan dumping ini adalah Jepang. Akan tetapi, Jepang bukanlah satu-satunya Negara yang menggunakan politik dumping ini. Ada Cina, Singapura, dan lain-lain.

           Menurut Jacob Viner, pengamat dan ahli ekonomi dari Kanada mengatakan, dumping ada tiga bentuk, yaitu pertama, sporadic dumping, merupakan dumping yang bersifat tidak tetap. Kedua, dumping as intermitent, bersifat tidak tetap, tidak berkesinambungan, dan dilakukan dalam kurun waktu yang singkat. Yang ketiga, yaitu dumping as persistent, bersifat tetap dan terus menerus, yang berarti merupakan dumping bentuk merugikan dan mengandung unsur dan bersifat sengaja dan direncanakan untuk merebut pangsa pasar produsen barang sejenis negara tuan rumah. Dan bentuk ketiga inilah yang benar-benar mengancam produsen dalam negeri.

Perdagangan antar Negara itu perlu bahkan tidak berlebihan rasanya kalau dikatakan harus. Karena tidak semua komoditi yang kita butuhkan ada di Indonesia, kalaupun ada, mungkin jumlahnya tidak memadai atau karena ada factor-faktor tertentu yang membuat suatu Negara mengimpor dari Negara lain.

Kita pasti tahu bahwa produk yang datang dari Cina (kita ambil contoh dari Cina, karena produk dari Negara ini sangat banyak di Indonesia) dan masuk ke Indonesia dijual dengan harga sangat rendah bahkan dapat memukul harga pasaran yang ada di Indonesia, sehingga membuat konsumen lebih memilih produk dari Cina. Mereka belum melihat masalah kualitas produk tersebut melainkan melihat dari harganya. Tentu saja ini merugikan produsen dalam negeri. Yang kualitasnya berbeda tipis tapi terpaut harga yang agak jauh. Beberapa dari kita pernah mendengar ungkapan “silahkan bayar sedikit mahal untuk kualitas yang baik, atau belilah produk yang murah dengan kualitas buruk. Dan silahkan kembali minggu depan ketika anda sudah siap membayar sedikit lebih mahal.”

             Contoh : Para pengekspor cina mengekspor barang dengan harga yang lebih rendah dari harga pasar di Indonesia untuk jenis barang yang sama. Harga pasaran karpet buatan Indonesia seharga Rp.50.000, cina bisa menjual karpet tersebut dengan harga Rp. 25.000. Harga yang lebih rendah ini akan menguntungkan Negara pengekspor karena secara rasional produknya akan digemari di Indonesia dan ini akan memberikan multiplier yang positif dan besar bagi perekonomian Negara pengekspor.

Indonesia jelas dirugikan dengan politik ini. Akan tetapi kalau Indonesia melakukan politik dumping ke Negara lain, seumpama Indonesia mengekspor barang ke Australia dan menerapkan politik dumping, Indonesia sendiri pun diuntungkan. Karena dalam hal ini Indonesia menjadi Negara pengekspor.

             Indonesia sendiri tidak lepas dari isu dumping. Pada pertengahan tahun 2010, isu politik dumping soal lembaran kaca bening (certain clean loat glass) dituduhkan Australia pada tiga perusahaan kaca di Indonesia, yaitu PT. Ashahimas Flat Glass, PT. Tossa Sakti dan PT. Mulia Glass. Ketiga perusahaan ini dituduh sebagai penyebab kerugian perusahaan kaca Australia. Indonesia pun dikenakan bea anti dumping, tapi itu tidak menjadi masalah bagi Indonesia karena Indonesia menguasai 25% pangsa pasar kaca di Australia dengan nilai $USD 442 dan kuantitasnya mencapai 4.500 ton per hari.