Auditing Vendor (AV)

Auditing Vendor

oleh : Ramadhany dan Rahmawan Sudrajat

2.1 Pengertian Auditing

Bila kita mendengar kata audit, yang ada di pikiran kita pasti teringat pada seseorang yang meneliti dan melakukan pengecekan.atas berbagai macam hal. Pada dasarnya audit memang sebuah proses pemeriksaan. Mengingat pentingnya proses audit, maka biasanya pihak auditor akan memerintahkan kepada lembaga/perusahaan yang akan diaudit untuk menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan. Dalam kasus tertentu terkadang proses audit dilakukan oleh sebuah lembaga audit independent supaya hasilnya bisa lebih dipercaya. Berikut ini adalah pengertian dan definisi audit meurut beberapa ahli :

1. Jeffrey liker

Audit merupakan praktek manajemen yang bersifat memaksa, yang menekankan anggapan bahwa pekerjaan terstandarisasi merupakan kerangka kerja dari suatu birokrasi yang kaku.

2. J.B Suharjo

Audit merupakan penilaian terhadap kinerja melalui perbandingan apa yang dilakukan dengan standar yang seharusnya dilakukan.

3. Wishnu AP

Audit adalah proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui bagaimana sesungguhnya pelaksanaan kualitas diterapkan. Hasil audit akan didokumentasikan dan dievaluasi secara berkala.

2.2 Mekanisme Proses Auditing Vendor

1. Tahap perencanaan audit

Proses pengadaan diperlukan agar fungsi organisasi tercapai. Pengadaan memiliki pengertian yang lebih luas dari sekedar proses pembelian saja (purchasing/buying/commisioning). Pengadaan merupakan salah satu kunci keberhasilan proses bisnis suatu organisasi karena efisiensi suatu organisasi dapat dicapai melalui proses pengadaan yang baik. Pengadaan merupakan kegiatan pertukaran aset sehingga diperlukan pengelolaan/manajemen aset. Untuk mencapai hal tersebut maka proses pengadaan memerlukan strategi dan operasional pengadaan.

Strategi pengadaan dimaksudkan untuk mendapatkan fleksibilitas terhadap pengadaan berbagai barang dan jasa yang dibutuhkan dengan menggunakan berbagai tipe kontrak. Penggunaaan tipe kontrak sendiri dipilih dengan mempertimbangkan kinerja dan insentif berupa penghematan dan efisiensi.

Manajemen Pengadaan yang efektif :

1. Right products (tepat produk),
2. Right quantity (tepat kuantitas),
3. Right time (tepat waktu),
4. Right place (tepat lokasi),
5. Right support/service (tepat pelayanan),
6. Right vendor (penyedia jasa yang tepat),
7. Right procedure (tepat prosedur),
8. Right quality (tepat kualitas),
9. Right price/cost (harga yang tepat).

Harga yang tepat tidak selalu yang murah, yang dihitung adalah total cost of ownership dan bukan hanya harga awal barang/jasa yang dibeli. Skema proses pengadaan dan audit manajemen pengadaan secara garis besar adalah sebagai berikut:

Gambar Skema Proses Pengadaan dan Audit Manajemen Pengadaan

Berdasarkan pengertian pengadaan tersebut maka diketahui bahwa proses pengadaan diawali dari proses penganggaran/budgeting, diikuti proses permintaan terhadap barang/jasa tersebut. Proses tersebut jarang sekali dilakukan audit. Padahal pada proses ini risiko terbesar pada proses pengadaan timbul. Proses tersebut meliputi identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan barang/jasa.

Audit vendor yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances terhadap proses pemilihan penyedia jasa hingga proses settlement/penyelesaian pembayaran. Selain memahami proses pengadaan maka dalam melakukan audit manajemen pengadaan perlu diketahui risiko sistem pengadaan, yaitu sebagai berikut:

1. Barang/jasa tidak dibutuhkan,
2. Barang/jasa tidak sesuai dengan arah kebijakan pengadaan organisasi tersebut,
3. Barang/jasa kemahalan/mudah rusak (do not provide value for money),
4. Barang/jasa tidak diterima oleh organisasi,
5. Prinsip ekonomis tidak dilakukan (negosiasi harga tidak dilakukan karena kurangnya proses pengadaan secara sentralisasi).

2. Pengevaluasian Informasi Vendor Untuk Diaudit

Dalam melakukan audit vendor, manajer audit dapat mempertimbangkan fokus audit sebagai berikut :

Gambar Fokus Audit

Dalam audit vendor membantu organisasi dalam mencapai tujuan pengadaan dengan cara mengevaluasi dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap efektifitas pengelolaan risiko pengadaan, proses pengendalian dan kepatuhan. Area audit pengadaan adalah sebagai berikut :

1. Environment audit : mengetahui kondisi pasar/vendor, jumlah vendor, dsb
2. Strategy audit : mengetahui strategi manajemen pengadaan,
3. Organization audit : melihat organisasi pengadaan dan efektifitasnya,
4. System audit : melihat kepatuhan terhadap sistem pengadaan,
5. Productivity audit : melihat produktifitas pengadaan,
6. Function audit : melihat fungsi manajemen termasuk leadership manajemen pengadaan.

Perencanaan Audit sangat penting dalam melakukan audit maka diperlukan persiapan audit, sebagai berikut :

1. Informasi Umum Auditi (Profiling Auditee) yaitu berupa pengenalan terhadap organisasi auditi, sumber daya manusia dan manajemen audit.
2. Strategi Audit yaitu fokus utama dalam audit, dan
3. Pendekatan Audit yaitu teknik-teknik audit yang digunakan.

Langkah-Langkah dalam melakukan audit manajemen pengadaan secara umum sama dengan proses audit kinerja, yaitu sebagai berikut :

1. Survey Pendahuluan
2. Pembuatan Checklist
3. Rapat Pembukaan
4. Pengumpulan Bukti Audit
5. Evaluasi Bukti Audit
6. Rapat Penutupan
7. Penyampaian LHA

Hal yang perlu diperhatikan adalah perlunya rekomendasi berupa tindakan preventif. Tindakan preventif merupakan proses rekomendasi yang proaktif dari auditor untuk mengidentifikasi, mengembangkan potensi dan perbaikan di kemudian hari. Rekomendasi lain adalah berupa tindakan korektif yang diperlukan untuk mengatasi masalah akibat kesalahan pelaksanaan prosedur.Persiapan dan Perencanaan Audit dituliskan pada Program Kerja Audit yang berisikan seluruh subjek audit, pertanyaan-pertanyaan dan informasi yang terkait dengan proses audit.

1. Audit Tools

Dalam melaksanakan audit vendor maka dari segi frekuensi audit dapat dikelompokkan menjadi audit yang dilakukan secara rutin (scheduled) dan audit di luar waktu rutin atau audit sporadis (sporadic).

Audit secara rutin antara lain dengan cara audit compliance; inspeksi; user satisfaction survey; data aktifitas; pengendalian internal rutin. Audit yang dilakukan sporadis antara lain audit karena kejadian-kejadian tidak disengaja baik yang berupa isu maupun hasil; complaints; dan saran-saran perbaikan.

Audit vendor yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances, namun untuk memberikan nilai tambah (value added) audit maka proses pengadaan pun dapat dievaluasi keefektifannya. Cara evaluasi proses pengadaan antara lain dengan mengidentifikasi hal-hal kritis, memahami secara mendalam proses pengadaan, membuat skema “As Is” yaitu skema yang menunjukan cara pengadaan yang diharapkan dapat diterapkan untuk peningkatan efisiensi pengadaan, membandingkan antara skema “As Is” dengan kondisi sebenarnya dan memberikan evaluasi terhadap perbedaan-perbedaan tersebut. Skema “as is” ini dapat menjadi input untuk pengembangan sistem dan prosedur yang ada. Saran perbaikan dari pihak auditi juga menjadi satu hal yang dapat dijadikan input perbaikan tersebut.

Penggunaan flow chart (bagan alir) juga dapat menjadi sarana dalam evaluasi prosedur yang ada. Semakin banyaknya proses berulang pada pihak tertentu merupakan indikasi kekurangefisienan sistem dan prosedur yang ada.

2. Komunikasi Audit

Teknik berkomunikasi adalah hal penting yang harus dimiliki oleh seorang auditor. Proses komunikasi terdiri atas berbicara dan mendengar. Keduanya diperlukan untuk memberikan pemahaman atas maksud yang dituju, memberikan ide dan masukan bagi pihak lain, dan membuat orang lain melakukan apa yang kita rekomendasikan.

Metode dalam komunikasi adalah secara verbal, non-verbal, dan tulisan. Menurut penelitian cara komunikasi yang berdampak cepat adalah melalui non-verbal. Kendala dalam berkomunikasi antara lain kurangnya pengetahuan, perbedaan kultur/budaya, persepsi, jumlah penerima pesan, noise (keributan) dan lain-lain.

Seorang auditor diharapkan memiliki teknik komunikasi mendengar yang baik karena saat mendengar diharapkan seluruh informasi yang diperlukan dapat dicerna dan dikumpulkan. Cara meningkatkan teknik mendengar ini antara lain saat melakukan audit maka auditor harus berusaha mengurangi/membatasi gangguan pendengaran lain seperti melakukan wawancara di ruangan tertutup, mengurangi penggunaan telepon saat wawancara, mengembangkan sikap menerima (receptive) dan empati terhadap auditi. Tujuannya adalah seluruh informasi terkumpul dan pada akhirnya auditor dapat memberikan rekomendasi yang tepat bagi organisasi.Cara berkomunikasi pada auditing juga tergantung kebutuhan audit apakah itu audit kepatuhan atau audit investigatif.

3. Analisis Kebutuhan Pengadaan

Audit terhadap kebutuhan pengadaan seharusnya menjadi kegiatan audit rutin untuk mengevaluasi tingkat efisiensi proses pengadaan suatu organisasi. Hal ini dilakukan untuk mengurangi pengadaan barang/jasa yang sebenarnya belum atau tidak diperlukan organisasi. Hal ini terkait dengan penghematan anggaran karena terbatasnya sumber dana/pembiayaan yang dimiliki oleh organisasi.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam analisis kebutuhan antara lain pola-pola pengadaan dan rencana waktu proses pengadaan. Kombinasi pembelian dengan kontrak jangka panjang dan atau kontrak jangka pendek dapat lebih mengefektifkan proses pengadaan baik untuk organisasi maupun penyedia jasa.

3. Tahap Penyampaian Hasil Laporan Audit

Pada tahap ini, hasil laporan audit ditujukan untuk kepentingan manajemen yang dirangcang untuk memperkuat pengendalian audit, untuk menentukan ditaati atau tidaknya prosedur yang telah ditetapkan.

Audit ini harus melaporkan kepada manajemen apabila terjadi penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di dalam suatu fungsi perusahaan dan memberikan sasaran-sasaran atau rekomendasi untuk perbaikanya.

Laporan audit ini memuat :

1. tujuan dan ruang lingkup audit
2. uraian umum mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam audit
3. temuan-temuan
4. rekomendasi perbaikan
5. komentar auditee

4. Tahap Follow-Up

Pada tahap yang terakhir ini dilakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan, untuk memastikan bahwa temuan-temuan pemeriksaan telah dilakukan tindakan yang tepat. Pada tahapan ini auditor menindak lanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit, untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah di ambil berdasarkan temuan yang dilaporkan. Disini manajemen akan mengambil keputusan apakah vendor yang di audit akan dipakai kembali atau tidak, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

2.3 Tujuan Auditing Vendor

Tujuan utama dalam audit vendor adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka, terutama dalam pemilihan vendor.

Kegiatan audit dalam sebuah perusahaan itu tentu harus selalu dilakukan, untuk memastikan adanya komitmen dan konsistensi dalam pengiriman barang maupun kualitas barang serta kinerja sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

Dengan melakukan audit tersebut, maka diharapkan kinerja vendor terus membaik dan akan menjadi partner perusahaan kita selamanya.